Untersuchung der Beteiligung von Beschäftigten und Personalräten in IT-Einführungsprojekten in Bundesverwaltung

• Laufzeit: 2016 – 2017
• Projektleitung: Prof. Dr. Sara Hofmann

Projektleitung: Prof. Dr. Sara Hofmann (ZeMKI-Lab „Soziotechnische Systeme und kritische Datenstudien“)

Fördernde Institution: Deutscher Beamtenbund (dbb), Deutscher Gewerkschaftsbund (DGB)

In Zusammenarbeit mit dem deutschen Beamten bund (dbb) und dem Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB) wurde untersucht, wie Beschäftigte und Personalräte bei der Einführung von IT-Projekten in der öffentlichen Verwaltung beteiligt werden. Am Untersuchungsgegenstand E-Akte wurde eine Befragung der Personalräte in Bundesbehörden durchgeführt mit dem Ziel, auf einer validen Basis Angaben über die reale Gestaltung der Einführungsprozesse zu erhalten und Optimierungsbedarf zu erkennen. Im Fokus der Umfrage standen Beteiligungsinstrumente bei der Einführung der E-Akte sowie mögliche Auswirkungen der Einführung auf die Arbeit der Beschäftigten.

Im öffentlichen Sektor ist die Einbeziehung von Beschäftigten und Personalräten bei der Einführung neuer IT vorgeschrieben. Mögliche Beteiligungsinstrumente reichen dabei von institutionalisierten Anlaufstellen, die Fragen zu der Einführung neuer IT beantworten, bis hin zur aktiven Mitgestaltung der neuen Systeme. Nicht selten wird jedoch Kritik laut, dass die Dienststelle die Beschäftigten und ihre Interessensvertretung nicht ausreichend oder zu spät im Projektverlauf beteilige. Allerdings existieren bislang keine belastbaren Ergebnisse, die ein umfassendes Bild der Beteiligungskultur in deutschen Behörden zeichnen. Im Auftrag des Deutschen Beamtenbundes (dbb) und des Deutschen Gewerkschaftsbundes (DGB) führte ZeMKI-Mitglied Prof. Dr. Sara Hofmann daher gemeinsam mit Kolleginnen eine Pilotstudie durch, in der die genutzten Beteiligungsinstrumente in IT-Einführungsprojekten und ihre Wirksamkeit erfasst wurden. Am Beispiel des derzeit größten IT-Einführungsprojekts im öffentlichen Sektor, der Einführung der elektronischen Akte, wurde eine Online-Umfrage unter Personalräten in deutschen Bundesbehörden durchgeführt. Die Teilnehmenden wurden befragt, wie Beschäftigte und Personalräte in den unterschiedlichen Phasen der Einführung der E-Akte, beginnend bei der Projektinitiierung bis hin zum Regelbetrieb, beteiligt wurden und wie angemessen diese Beteiligungsinstrumente waren. Aus den Ergebnissen wird deutlich, dass die Befragten derzeit ein Defzit bei der Beteiligung vor allem in frühen Phasen der IT-Einführung sehen. Während es bei der letztendlichen Nutzung der IT, dem sogenannten Regelbetrieb, ausreichende Möglichkeiten der Beteiligung gibt – u.a. durch die Teilnahme an Evaluationen und Umfragen – werden Beschäftigte und Personalräte beispielsweise beim Aufstellen der Leistungsanforderungen an die neuen Systeme selten einbezogen. Dementsprechend besteht laut Umfrageergebnissen der Wunsch, den Personalrat und die Beschäftigten früher über geplante IT-Einführungsprojekte zu informieren sowie aktiver in den Einführungsprozess einzubinden und mehr Transparenz zu schaffen.